新人への引き継ぎと担当業務の狭間で感じたこと
少し更新が空いてしまいました。
最近すっかり寒くなって、先日いよいよ我が家のエアコンも稼働を開始しました。
さて今日は、仕事について感じたことです。
私の仕事は事務(年に数回出張もある少し特殊な事務)なのですが、最近同僚が産休に入り、その子は部署内で社歴も1番長く業務の内容を細かく熟知していた人だったので、抜けた穴は大きく存在の偉大さを感じています。
加えて、私が体調を崩してしまい、ひとまず3月まで残業はしないという制限の中で働いているので、より時間管理が求められている状況なのですが、この3ヶ月で新たに2名の中途入社組が加わり、産休の彼女がいない今、部署内で職歴は1番先輩ながら、実年齢では1番年下という難しい立ち位置にいて、自分の業務をこなしつつ、一から仕事をレクチャーする難しさを痛感する日々を送っています。
というのも、ゆっくり教えてあげられるほど正直時間に余裕はないのだけれど、教えないと相手も仕事を覚えられないし、永遠に自分の仕事も楽にならないというジレンマがあって、とりあえずひたすら手順をレクチャーするという選択肢もあるのですが、結局その業務をどのような目的で行うのか、どういう意図でその手順を踏んでいるのかを理解した上で仕事をしないと意味が無いと思っているので、必ず手順と合わせて目的や理由を説明するようにしているのですが、当然手順だけを教えるよりも時間がかかって大変なんですよね....。
ただ、教えることで自分の頭も整理されて理解も深まりますし、誰かに教えるという行為は面倒なことだけではないことも分かってはいるんです。
そんなことを思いながらも、最近改めて大事だなと感じていることは、
- メモを取る
- 人の話はしっかり聞く
- 当事者意識を持つ
です。(シンプルかよ)
- メモを取る
これはもう当たり前すぎて何言ってんだよって感じだと思うのですが、案外出来ない人いませんか？初めてやる作業を頭だけで覚えるなんて、相当記憶力が良くないと難しいし、そもそも同じことを2回以上聞くのはどの仕事でも割と良しとされていないと思うのですが、メモを取らずに同じことを2回以上聞くなんてもはや言語道断、相手によっては怒られるやつです。
- 人の話はしっかり聞く
これも当たり前すぎて今更感がありますが、件りの新人さんの相槌が早口な上に雑で、かつ説明している事を途中から食い気味で復唱してきて「ってことですよね！？」という言い方で必ず締めてくるのが気になっていたんです。無意識なのか癖なのか分かりませんが、本当に理解してるのかな？ちゃんと聞いてるのかな？と感じていて、いざ蓋を開けると3分前に説明したことを質問してくるし、説明通りに出来ていなかったということが続いていて、忙しい最中これが続くと本当にしんどいのです.....。
- 当事者意識を持つ
私の中では責任感を持つのとほぼ同義なのですが、自分が仕事でミスをした時に、どういう態度でどう対応するかによって印象ってかなり変わると思うんです。ミスの内容によってはすぐにリカバリーしなければ手遅れになることもありますよね。起きてしまった事実は変えられないので、どうすれば早くスムーズに解決出来るのか、自分が起こしたミスであれば尚更必死に考えて行動するべきだと思いますが、その意識が欠けていると、周りが何とかしてくれるのを待って初動が遅れたり、責任転嫁しはじめたり、結果的に事が大きくなってしまう気がします。
今回新たに加わった新人2名の方に対して、上記のことに少なからず引っ掛かりがあって、私だけが感じている違和感なのだろうか？と悶々としていたのですが、昨日の上司との面談でも「〇〇さんに結構イライラしているでしょう？」と言われて、うっかり気持ちが漏れ出していたようで激しく反省しました。
しかし、もうこの際だし言ってしまえ！と気持ちを打ち明けたら、「あなたがイライラしてるの珍しいなと思ったけど、私もさっき彼女との面談で同じような事を指摘したから分かるよ。笑」と言われ、少し拍子抜けしてしまったのでした。
もちろん私も至らないところがあり、仕事でミスをして怒られることがあるので(なんなら昨日やらかして怒られました)人様をとやかく言えることではないのですが、100%の力で働けない自分の今の状態や、そんな中でレクチャーしながら仕事をこなさなくてはいけない焦りやストレスで、本当に毎日しんどくて発狂しそうなんじゃ〜〜〜！！！という事も、上司に打ち明けて聞いてもらったので、ストレスのピークは少し脱することが出来たような気はします。
今は万全の状態では無いので、自分の体を1番に考えながら程々に頑張っていこうと思います。
